1. Definisi Mengendalikan (Controling)
Controlling
atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara
terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah
disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling
atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah
memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan
pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan.
Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan
oleh divisi audit internal.
Pengawasan
merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi.
Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi
pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan
rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine
wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara
itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995)
mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses
pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk
menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang
sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang
telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien
dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan
demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan
agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah
tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak
penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
Selanjutnya
dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima
tahapan, yaitu:
a.
Penetapan standar pelaksanaan;
b.
Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
c.
Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
d. Pembandingan
pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan
e.
Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Prinsip Pengendalian
:
1. Pengendalian
/ pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan
hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus
diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi
pengendalian / pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang
sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar
unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus
dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada
mereka yang dianggap mampu bekerja.
Manfaat Pengendalian
:
Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan
tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:
1. Dapat
mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan
standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan
program.
2. Dapat
mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
3. Dapat
mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat
mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Dapat
mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan
pelatihan lanjutan.
2. Langkah-langkah dalam Kontrol
Proses Pengendalian
Manajemen :
1.
Perencanaan Strategi
2.
Penyusunan Anggaran
3.
Pelaksanaan Anggaran
4.
Evaluasi Kinerja
Pengendalian Tugas
proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif
dan efisien. Langkah – langkah
penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu :
- mengidentifikasikan tujuan dan strategi
- Penyusunan program
- Penyusunan anggaran
- Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi
- pengukuran prestasi
- analisis dan pelaporan
Jenis-jenis Pengawasan
1. Pengawasan
fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat pada seseorang yang
menjabat sebagai pimpinan lembaga.
2. Pengawasan
publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.
3. Pengawasan
non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh badan-badan yag
diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan seperti DPR, BPK, KPK, dan
lain-lain.
Prinsip
Pokok
Fungsi pengendalian /
pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan
terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki.
Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1.
Adanya Rencana
2.
Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.
Dalam fungsi
pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya disiplin,
mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja bersama. Sosialisasi perlu
dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapat
perhatian.
Pengawasan dan
pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen bila diikerjakan dengan
baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap orang atau kelompok
konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini
membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten satu sama lain
dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan
(kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.
Proses pengendalian
mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan penampilan kerja. Tujuan
penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk mengukurnya disusun. Ada 2
tipe standar:
a)
Standar out-put (keluaran): mengukur
hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.
b)
Standar in-put (masukan):
mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam tugas penampilan.
3.
Tipe-tipe Pengawasan
Ada tiga tipe pengawasan,
yaitu :
a.
Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
b.
Pengawasan yang dilakukan bersama
dengan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
c.
Pengawasan umpan balik
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
4.
Proses pengendalian / pengawasan
Terdapat tiga langkah penting dalam
proses pengawasana manajerial yaitu:
- Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi
- Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.
- Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.
Proses Penegendalian Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun
sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal
merupakan tahap-tahap yang dsaling berkaitan satu sama lain, terdiri dari
proses:
a.
Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan dialokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
b.
Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
Pada tahap penganggaran ini program yang telah direncanakan secara terperinci dinyatakan dalam satuan moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
c.
Operasi dan
Akuntansi (Operation and Accounting)
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
Dalam tahap ini telah dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan pusat-pusat tanggung jawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman dimasa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
d.
Laporan dan
Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:
Tahap ini merupakan tahapan yang paling penting, karena menutup suatu siklus dari proses Pengendalian Manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan. Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:
- Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali
- Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program ditahun yang akan datang.
- Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realitas.
- Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
Jadi secara konseptual Sistem
Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari
beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran,
pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk
membantu manajemen suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui
strategi tertentu secara efisien dan efektif.
Sumber :
Gustia Rahmi
3 PA 08
13511117
0 komentar:
Posting Komentar