Rangkuman Tugas Soft Skill

1.      Tugas 1

a.      Komunikasi

Dari beberapa definisi komunikasi dari beberapa ahli dapat saya simpulkan bahwa, Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu.

Jenis-Jenis Komunikasi :

·         Komunikasi intrapersonal

·         Komunikasi Interpersonal

·         Komunikasi dalam kelompok kecil

·         Komunikasi Publik

·         Komunikasi Massa

·         Menganalisis Perilaku Komunikasi

Proses Komunikasi

Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai komponen dasar sebagai berikut : Pengirim pesan, penerima pesan  dan  pesan. Semua fungsi manajer melibatkan  proses komunikasi. Proses komunikasi dapat dilihat pada skema dibawah ini :  

b.      Kepemimpinan atau leadership

Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kepemimpnan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

Teori X dan Teori Y – Douglas McGregor

Teori X dan Teori Y merupakan salah satu teori motivasi manusia yang diciptakan dan dibangun oleh Douglas McGregorpada 1960-an (www.wapedi.mobi). McGregor adalah psikolog sosial yang terkenal dengan teorinya tersebut McGregor menjelaskan bahwa para manajer/pemimpin organisasi perusahaan memiliki dua jenis pandangan terhadap para pegawai/karyawan yaitu teori X atau teori Y.

·         Teori X

Teori ini menyatakan bahwa pada dasarnya manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pekerja memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi (www.organisasi.com). Oleh karena itu, teori X memberikan petuah manajer harus memberikan pengawasan yang ketat, tugas-tugas yang jelas, dan menetapkan imbalan atau hukuman.

·         Teori Y

    Teori ini memiliki anggapan bahwa kerja adalah kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya. Pekerja tidak perlu terlalu diawasi dan diancam secara ketat karena mereka memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan. Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja. Pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja (www.organisasi.com).

 

      Teori X dan Y oleh McGregor

 

     2.     Tugas 2

a.      Motivasi

Dari beberapa definisi motivasi dari beberapa ahli dapat saya simpulkan bahwa, motivasi adalah energi aktif yang menyebabkan terjadinya suatu perubahan pada diri sesorang yang nampak pada gejala kejiwaan, perasaan, dan juga emosi, sehingga mendorong individu untuk bertindak atau melakukan sesuatu dikarenakan adanya tujuan, kebutuhan, atau keinginan yang harus terpuaskan.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Motivasi

·         Faktor Internal; faktor yang berasal dari dalam diri individu, terdiri atas:

1)     Persepsi individu mengenai diri sendiri

2)     Harga diri dan prestasi

3)     Harapan

4)     Kebutuhan

5)     Kepuasan kerja

·         Faktor Eksternal; faktor yang berasal dari luar diri individu, terdiri atas:

1)     Jenis dan sifat pekerjaan

2)     Kelompok kerja dimana individu bergabung

3)     Situasi lingkungan pada umumnya

4)     Sistem imbalan yang diterima.

 Untuk memahami tentang motivasi, kita akan bertemu dengan beberapa teori tentang motivasi, antara lain :

a.      Teori Penguatan (Reinforcement Theory)

Teori ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

M = f ( R & C )

M  = Motivasi

R = Reward (penghargaan) - primer/sekunder

C    = Consequens (Akibat) - positif/negative

Motivasi seseorang bekerja tergantung pada reward yang diterimanya dan punishment yang akan dialaminya nanti (Arep Ishak & Tanjung Hendri, 2003:35-37). Penguatan adalah segala sesuatu yang digunakan seorang pimpinan untuk meningkatkan  atau  mempertahankan  tanggapan  khusus  individu.  Jadi  menurut teori   ini,   motivasi   seseorang   bekerja   tergantung   pada   penghargaan   yang diterimanya dan akibat dari yang akan dialaminya nanti. Teori ini menyebutkan bahwa perilaku seorang di masa mendatang dibentuk oleh akibat dari perilakunya yang sekarang.

b.     Teori Victor H. Vroom (Teori Harapan )

      Victor H. Vroom, dalam bukunya yang berjudul “Work And Motivation” mengetengahkan suatu teori yang disebutnya sebagai “Teori Harapan”. Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

c.      Teori Tujuan

Teori tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama. Artinya, tujuan memberitahu seorang karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.

                d. Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu : (1) kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex; (2) kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual; (3) kebutuhan akan kasih sayang (love needs); (4) kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status; dan (5) aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata.

       3.      Tugas 3

       Mengendalikan Fungsi Manajemen

1)     Definisi Mengendalikan (Controling)

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a.       Penetapan standar pelaksanaan;

b.      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

c.       Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

d.      Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan

e.       Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Prinsip Pengendalian :

1.      Pengendalian / pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2.      Fungsi pengendalian / pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3.      Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Manfaat Pengendalian :

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh manfaat berupa:

1.      Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2.      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

3.      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4.      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5.      Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

Proses pengendalian / pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:

1.            Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi

2.            Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.

3.            Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah intervensi.

Proses Penegendalian Manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian Manajemen formal merupakan tahap-tahap yang dsaling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses:

a.             Pemrograman (Programming)

b.             Penganggaran (Budgeting)

c.             Operasi dan Akuntansi (Operation and Accounting)

d.             Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

Jadi secara konseptual Sistem Pengendalian Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan, yakni pemrograman, pengenggaran, pelaporan akuntabilitas dan kinerja serta sistem pendelegasian wewenang untuk membantu manajemen suatu organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuannya melalui strategi tertentu secara efisien dan efektif.

Sekian dulu Rangkuman Tugas saya, bagi para pembaca blog saya yang ingin membaca blog saya lebih lengkap tentang Komunikasi, Motifasi, Mengendalikan Fungsi Manajemen berikut link nya :
- http://utierahmi.blogspot.com/2013/09/komunikasi-dan-leadership_8729.html

-  http://utierahmi.blogspot.com/2013/11/motivasi.html
- http://utierahmi.blogspot.com/2013/11/mengendalikan-fungsi-manajemen.html


Gustia Rahmi
13511117
3 PA 08